Réinventer le poste de travail et piloter les flux pour une mutuelle en forte croissance.
ViaSanté, mutuelle de santé du Top 6 français, s'appuie sur Fast2, FlowerDocs et ARender pour structurer sa chaîne courrier et documentaire de bout en bout.
En trois ans, ViaSanté a fait face à une expansion rapide (5 fusions en 3 ans). Résultat : une organisation multi-sites complexe, des flux documentaires hétérogènes et 2,3 millions de documents à gérer.
Dans ce contexte, les adhérents eux n'attendent pas : un remboursement tardif ou un conseiller contraint de "rappeler" faute d'accès au dossier, c'est la satisfaction client qui en pâtit avec le risque qu'ils partent ailleurs.
Le défi n'était pas seulement technique. Il était opérationnel : comment donner à chaque agent, en agence ou au téléphone, une réponse immédiate et comment fluidifier le traitement des demandes par les gestionnaires quel que soit le canal d'entrée du document ?
Les défis clés :
Garantir un accès immédiat au dossier complet pour les agents en agence ou au Centre de Relation Client (CRC) sans délai (accueil "Flux Direct").
Centraliser et traiter des documents aux natures multiples (factures d'hospitalisation complexes, décomptes RO, adhésions, courriers manuscrits) provenant de l'Espace Adhérent, d'e-mails ou du papier.
Vers les pôles Contrats ou Prestations, pour remplacer navettes physiques et tri manuel.
Offrir aux managers une visibilité "à chaud" sur les stocks de courriers à traiter pour optimiser les délais de réponse.
Un portail métier unifié.
VIA SANTÉ a choisi la suite Uxopian Software pour fournir une interface simple, ergonomique et performante, capable de structurer la chaîne courrier et documentaire de bout en bout.
Une gestion électronique des courriers au cœur de l'efficience
La plateforme agit comme le pivot central du traitement de courriers. Une fois les courriers numérisés via l'outil de dématérialisation Tungstene Automation, la suite Uxopian Software pilote leur cycle de vie, de la distribution des tâches jusqu'à leur traitement.
Les gestionnaires disposent d'une visibilité immédiate sur les demandes à traiter, tandis que les managers bénéficient de données permettant un pilotage de l'activité et d'ajuster les ressources.
Confort de travail : gestion + consultation documentaire dans une seule interface
L'intégration native de la gestion des courriers et de la visionneuse de documents au sein du même outil a transformé le quotidien des équipes.
Les gestionnaires traitent une demande et consultent immédiatement les pièces justificatives avec la possibilité de zoomer, comparer, améliorer le contraste, y compris sur des documents complexes comme les factures de santé ou les décomptes RO.
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Migration rapide et continuité de service
Pour soutenir cette transformation sans interrompre le service aux adhérents, la suite Uxopian Software a orchestré une migration de 2 592 000 courriers qui ont été transférés vers la nouvelle architecture en seulement 2 mois.
Cette rapidité d'exécution a garanti une continuité de service totale pour les assurés et une adoption immédiate de la nouvelle plateforme par les collaborateurs.
Un levier de performance stratégique.
L'adoption de la suite Uxopian Software a permis à VIASANTÉ de transformer ses processus documentaires et courriers en levier de performance stratégique et de dépasser ses objectifs initiaux.
Grâce à une vue dossier à 360° et un affichage immédiat, les agents peuvent résoudre les demandes dès le premier contact (agence ou téléphone). Cette réactivité renforce la satisfaction des assurés.
Face à un flux moyen de 5 700 courriers par jour et par gestionnaire, la synergie entre la distribution automatique et la visionneuse haute performance devient un levier clé.
Elle permet de traiter rapidement les factures complexes et les décomptes grâce à deux atouts majeurs : d'une part, l'accès immédiat à l'historique documentaire complet de l'assuré pour cibler l'information instantanément ; d'autre part, la possibilité de regrouper et de traiter les courriers simultanément grâce à un moteur de recherche performant. La précision des contrôles est accrue, garantissant des délais de paiement optimisés.
La plateforme absorbe sereinement un flux quotidien moyen de 5 000 nouveaux documents. Les managers bénéficient d'une visibilité en temps réel sur les stocks par corbeille, leur permettant d'ajuster les ressources "à chaud" pour garantir le respect des délais de gestion.
Centraliser ces 2,3 millions de documents actifs permet d'en garantir la traçabilité totale et de renforcer la sécurité des données sensibles (santé et RIB)
La robustesse de la solution permet d'intégrer sereinement les flux issus des fusions successives du groupe, sans dégradation de la qualité de service.
Le rôle d'Arondor : l'intégrateur humain derrière notre technologie.
Déployer notre suite Uxopian Software chez Via Santé était un magnifique défi technique. Mais en tant qu'éditeur, nous savons bien qu'une excellente technologie ne fait pas tout : la réussite d'un projet dépend avant tout de l'humain et du terrain.
C'est là qu'Arondor, notre partenaire intégrateur, a joué un rôle crucial en faisant le lien entre nos logiciels et le quotidien des équipes.
Ce qui a vraiment fait la différence grâce à eux :
Pas de copier-coller. Les équipes d'Arondor ont travaillé main dans la main avec Via Santé pour s'assurer que notre suite Uxopian Software s'adapte précisément à leurs habitudes de travail, et non l'inverse.
Transférer des millions de documents sans perturber le quotidien des gestionnaires est un sacré tour de force. Arondor a piloté toute cette migration de bout en bout avec l'outil Fast2, apportant la rigueur et la sérénité nécessaires.
Leur rôle ne s'est pas arrêté au jour J. En tant qu'intégrateur proactif, Arondor est constamment force de proposition pour imaginer les futures évolutions de la plateforme et la faire grandir au rythme des besoins de Via Santé.
Un projet de cette envergure a forcément ses moments de doute. La proximité, la transparence et la réactivité des équipes d'Arondor en collaboration avec Uxopian Software ont permis de lever les freins rapidement, toujours dans la bonne humeur.
En bref : Pour nous, ce projet est la preuve qu'une transformation réussie repose sur l'alliance parfaite entre une technologie performante (notre suite Uxopian Software) et une aventure humaine menée de main de maître par un intégrateur de confiance comme Arondor.
Pour aller plus loin.
Paris Habitat
La modernisation documentaire du premier bailleur social parisien.
uxopian.com/fr/paris-habitatTCS
La page partenaire dédiée à TCS.
uxopian.com/fr/tcs-partner-pageCGI
L'étude de cas consacrée à CGI.
uxopian.com/fr/case-study-cgiSolution Assurances
Notre solution dédiée au secteur de l'assurance.
uxopian.com/fr/solution-assurancesRéservez votre démo dès maintenant
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