assignment Gestion intelligente des dossiers

Donnez du sens à vos processus,
simplifiez votre gouvernance.

Si vos équipes trient encore les documents à la main, gèrent les dossiers par e-mail et suivent les délais dans des tableurs, vous savez déjà ce qui risque de flancher. Uxopian fluidifie votre chaîne de traitement, de la réception à la décision : chaque dossier arrive à la bonne personne, dans les temps, avec une traçabilité totale.

inbox
Réception
>
document_scanner
Classification
>
alt_route
Aiguillage
>
visibility
Examen
>
approval
Approbation
>
verified
Audit
>
lock
Archivage

En finir avec l’éparpillement documentaire

Cinq étapes. Chaque maillon automatisé. Chaque transfert tracé. Plus d'e-mails, plus de tableurs, plus de décisions prises dans l'urgence.

inbox
Capture et réception automatisée des documents
E-mail, portail, scanner, API : tous les flux unifiés

Tous les flux entrants (e-mails, portails, scanners ou API partenaires) alimentent une file d'attente unique et normalisée. Plus besoin de surveiller plusieurs boîtes de réception ou de jongler entre les systèmes. En cas de pic d'activité, la file d'attente absorbe le volume sans créer de goulot d'étranglement humain.

Bénéfices immédiats
Surveillance manuelle des boîtes mails, oublis de documents, retards de traitement en cas d'absence.
eProcess + Uxopian AI
Tous les documents : Dossiers de prêt
Socle Documentaire
Plateforme FlowerDocs
Référentiel NoSQL
MD
Nom
Catégorie
Statut
demande_pret_2024_BNP.pdf
Dossier de prêt
À réviser
kyc_passeport_client_08821.pdf
KYC
Indexé
rapport_score_credit.docx
Interne
Approuvé
sinistre_assurance_FR-9921.pdf
Sinistre
Nouveau
document_scanner
Classification et extraction par IA sans intervention manuelle
Classification Multi-LLM avec indice de confiance

L’IA d'Uxopian analyse chaque document, identifie son type, extrait les données métiers structurées et lui attribue un score de confiance. Les cas fiables sont traités automatiquement, tandis que les points d'incertitude sont isolés pour une revue humaine ciblée où le gestionnaire compare le document et l'extraction de l'IA.

Bénéfices immédiats
Triage manuel des documents, erreurs de classification dues à la fatigue, extraction de données incohérente.
Uxopian IA + ARender
Classification IA des documents
IA
FlowerDocs
Couche d'Intelligence
MD
Données extraites Score 94%
Nom fournisseur
Uxo-Build Corp
Numéro TVA
FR 88 123 456
Montant total
EUR 14 240,00
Type de doc.
Facture
Confirmer et envoyer
alt_route
Distribution instantanée vers les bons experts
Aiguillage par règles, délégation en temps réel et suivi des SLA

Les règles d'aiguillage prennent en compte le type de document, la priorité, la zone géographique, les échéances réglementaires et la charge de travail des équipes. En cas d'absence, la délégation s'active automatiquement pour garantir le respect des délais. Les horloges SLA sont visibles dès l'attribution.

Bénéfices immédiats
Erreurs d'aiguillage, rupture des délais due aux absences, escalades manuelles, pénalités de retard.
eProcess + FlowerDocs
Automatisation : Aiguillage
Workflow
FlowerDocs
Processus métier
MD
1
Soumettre
2
Réviser
3
Approuver
4
Archiver
Étape actuelle : Révision
Assigné à : M. Dupont (Dpt Crédit)
Approuver
Rejeter
SLA : 18h restantes
Escalade auto à H-4
rate_review
Une vue à 360° pour les gestionnaires
Plus de 250 formats de fichiers consultables côte à côte

ARender affiche le document original directement dans le navigateur, sans plugin ni téléchargement. Le gestionnaire accède simultanément au document, aux données extraites, à l'historique du dossier et aux annotations précédentes pour une décision éclairée, le tout sur une interface unique.

Bénéfices immédiats
Multiplication des outils, ressaisie de données, problèmes de compatibilité, décisions sans contexte.
ARender + eProcess
contrat_pret_signe_v2.pdf
ARender
FlowerDocs
Visionneuse de documents
MD
"Revoir clause 3.2 : écart de taux signalé"
Voir
Exporter
Partager
Plus
fact_check
Chaque action est enregistrée. Chaque décision est tracée.
Piste d'audit complète par dossier, de la réception à l'archivage

De l'arrivée d'un document à la clôture d'un dossier, chaque action est horodatée et signée : qui a classifié, vers qui le dossier a été envoyé, quelles annotations ont été ajoutées, qui a approuvé... La conformité à l'Article 14 de l'EU AI Act est native et structurelle.

Bénéfices immédiats
Audits complexes, logs fragmentés, incapacité à justifier les décisions IA, non-conformité réglementaire.
FlowerDocs + eProcess + Uxopian IA
Piste d'audit : contrat_pret_v2.pdf
Audit
FlowerDocs
Référentiel NoSQL
MD
Document chargé v1.0
Importé via flux Fast2, 2,4 Mo
Système (Fast2) : 08 Nov 09:14
Métadonnées classifiées
IA : "Dossier de prêt", score 94%
Uxopian IA : 08 Nov 09:15
Annotation ajoutée v1.1
Écart de taux signalé clause 3.2
M. Dupont : 09 Nov 11:45
Masquage RGPD appliqué v2.0
ID National masqué auto. (champ 4.b)
Système (ARender) : 12 Nov 10:05
Version mise à jour et archivée
PDF avec filigrane envoyé au client
Dpt Juridique : 14 Nov 09:00

Le quotidien complexe du traitement manuel

S'appuyer exclusivement sur l'humain pour trier et router des volumes massifs sous pression est un risque majeur. Les erreurs ne sont pas l'exception, elles sont la règle.

move_to_inbox

Dispersion des sources documentaires

E-mails, portails, scanners, API partenaires. Chaque canal a son propre format. Un agent doit identifier chaque pièce jointe et décider manuellement de son aiguillage.

Triage manuel
shuffle

Erreurs d'aiguillage

Une demande arrive au mauvais service. Un dossier reste bloqué trois jours car le gestionnaire est absent. Le problème n'est détecté que lorsque le délai légal est dépassé.

Risque de rupture des délais
timer_off

Échéances manquées sans alerte

Le suivi des SLA sur tableur est précaire. Une seule erreur de saisie et vous devez justifier auprès d'un régulateur pourquoi un permis a pris 90 jours au lieu de 30.

Risque réglementaire
manage_search

Difficultés lors des audits

Qui a traité ce dossier ? Quand a-t-il été classifié ? Si les réponses sont dispersées entre plusieurs outils et la mémoire des agents, vous n'avez pas de piste d'audit.

Défaut de traçabilité

EU AI Act : La nouvelle donne de la gestion par dossier

Si vous utilisez l'IA pour trier, classifier ou router des dossiers impliquant des personnes, vous êtes déjà concerné par la nouvelle réglementation européenne.

1
La classification par IA est désormais considérée comme "à haut risque"
Août 2026. 35 M€ ou 7 % du CA mondial. Plus qu'une échéance, une priorité.
add

L'EU AI Act (applicable en août 2026) classifie tout système d'IA impactant l'accès des personnes aux services comme "à haut risque". Ces systèmes imposent un contrôle humain documenté et une piste d'audit vérifiable.

Les amendes pour non-conformité atteignent 35 M€ ou 7 % du chiffre d'affaires mondial annuel, selon le montant le plus élevé.

gavel Article 14 : Contrôle humain requis
Classification IA : Contrôle humain
Haut Risque
FlowerDocs AI
Couche de contrôle humain
Extraction IA
Dossier Immo.
Score : 94%
Revue Humaine
Vérif. Art. 14 requise
File : Conformité
EU AI Act Article 14 : Traçabilité des décisions IA et contrôle humain
2
Uxopian : La conformité par le design
Contrôle humain natif. Agnostique au modèle. Souveraineté des données.
add

Chaque point de décision IA dans Uxopian intègre une étape de revue humaine dans le workflow. Les agents voient ce que l'IA a décidé et pourquoi, peuvent intervenir, et chaque interaction est enregistrée.

Uxopian est agnostique au modèle : vous pouvez changer de LLM sans réécrire vos processus. Logiciel d'origine européenne, déployable sur votre propre infrastructure.

verified_user Conforme par architecture, pas par adaptation
Propriétés : Conformité
Conforme
FlowerDocs
Métadonnées et Propriétés
Contrôle humain (Art. 14)
Intervention + motif obligatoire
Architecture agnostique
Switch GPT / Claude / LLM Local
Stack Souveraine Européenne
Données sur site ou Cloud privé
3
Continuité de service et conformité RGPD
Synchronisation RH en temps réel. Aucun dossier bloqué en cas d'absence.
add

Le RGPD impose que les données personnelles ne soient accessibles qu'aux personnes autorisées. Sans gestion de la délégation, les absences compromettent à la fois la conformité et l'opérationnel.

Uxopian synchronise les règles de délégation avec votre annuaire ou système RH. L'habilitation suit le rôle, pas l'individu.

manage_accounts Contrôle d'accès RGPD natif
Délégation : Synchro RH
RGPD
FlowerDocs eProcess
Synchro Annuaire Live
MD
->
JL
Délégué auto : J. Laurent
M. Dupont absent (déclencheur RH)
Réassignés
12
Impact SLA
0ms
Conformité
100%
Log RGPD : Transfert vérifié et attribué
4
Délais métiers et urgences réglementaires
Assurance, banque, secteur public : des délais légaux stricts à respecter.
add

Au-delà de l'EU AI Act, chaque secteur a des délais de traitement légaux assortis de pénalités. Les assureurs ont des fenêtres obligatoires d'accusé de réception. Les banques ont des délais de décision de crédit. Les autorités publiques ont des délais d'instruction fixés par la loi.

Une plateforme de gestion qui suit ses SLA sur tableur n'est pas un outil de conformité, c'est un risque juridique.

schedule Suivi natif des SLA réglementaires
Tableau de bord : Suivi des SLA
SLA
FlowerDocs Analytics
Business Intelligence
Total docs
1 847
+12%
À risque
42
+5%
Temps moy.
1,8j
-0,4j
Sinistre immo #9921
H-4
Permis constr. #FR-4421
12j rest.

L'échéance de conformité est fixée à août 2026. Les organisations utilisant l'IA sans contrôle humain s'exposent à de lourdes sanctions sous l'EU AI Act. L'architecture d'Uxopian répond dès aujourd'hui aux exigences de l'Article 14, sans attendre une future mise à jour.


Choisissez la performance pour vos processus métiers. Comparez les solutions.

Les suites BPM, les outils de ticketing IT et les solutions d'IDP ne traitent que des parties du problème. Uxopian couvre l'intégralité de la chaîne.

Ce qui compteUxopianSuites BPMPlateformes ITOutils IDP
Lit et classifie les documentsIA intégrée au workflow, revue humaine ajustable selon l'indice de confiance.Nécessite une intégration IDP séparée.Pas de classification documentaire.Oui, mais pas de création ni d'aiguillage.
Aiguille avec suivi des délaisRègles configurables, horloges SLA en direct et escalade automatique.Oui, mais complexe à configurer.Conçu pour les tickets IT.Pas de couche d'aiguillage.
Affiche les documents en contexteARender : 250+ formats, annotations, côte à côte, sans plugin.Pas de visionneuse intégrée.Pas de visualisation documentaire.Affiche uniquement l'extraction.
Piste d'audit réglementaireUne piste complète par dossier, de bout en bout.Logs de processus uniquement.Audit centré sur l'IT.Audit limité à l'extraction.
Conformité EU AI Act (Art. 14)Contrôle humain à chaque étape. Disponible dès maintenant.Pas de positionnement sur l'EU AI Act.Pas de gouvernance IA.HITL pour l'extraction seulement.
Hébergement souverainSur site (On-premise), Cloud privé ou SaaS. Origine européenne.Siège aux USA, priorité au Cloud.Siège aux USA, priorité au Cloud.Variable

L'infrastructure du flux documentaire

Quatre produits. Une seule chaîne de traitement. Zéro friction entre classification, distribution et archivage.

Canaux de réception

E-mail

Portails Web

Scanners

Systèmes externes / API

Couche de classification

Uxopian IA

Classification, extraction, multi-LLM, score de confiance

OCR + extraction

Champs structurés, règles de validation

Couche d'orchestration

eProcess

Aiguillage : Suivi SLA : Délégation : Escalade : Approbation multi-acteurs : Piste d'audit

Couche contenu et revue

FlowerDocs

Socle documentaire, gouvernance, versionnage

ARender

250+ formats, annotation, comparaison, navigateur

Couche conformité

Archivage conforme

Rétention, sort final

Logs d'audit

Horodatés, signés, immuables

Contrôle d'accès

Basé sur le rôle, synchro délégation

Déploiement sur site (on-premise), en cloud privé ou en SaaS. Logiciel d'origine européenne. Vos données restent sur votre infrastructure.


En finir avec l'éparpillement documentaire

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