Paris Habitat relève le défi de la modernisation avec Uxopian Software
Premier bailleur social parisien, Paris Habitat a engagé une transformation stratégique de son socle documentaire afin de garantir la continuité de service de ses processus critiques de validation et de paiement des factures fournisseurs. En s'appuyant sur FlowerDocs, la solution ECM d'Uxopian Software, intégrée par son partenaire historique Arondor, l'office a remplacé une application devenue techniquement obsolète tout en préservant ses usages métier, renforcé la sécurité des accès internes et externes, et fluidifié l'ensemble de sa chaîne facture entre fournisseurs, architectes, services techniques et comptabilité.
Quand le legacy menace les processus financiers critiques
Avant FlowerDocs, Paris Habitat opérait son traitement des factures fournisseurs sur PERCÉ, une application historiquement éprouvée mais hébergée sur des serveurs Windows incompatibles avec les versions récentes du système d'exploitation. Toute évolution était devenue impossible.
Au-delà du risque technique, c'est l'ensemble de la chaîne facture des chantiers et opérations de réhabilitation qui se trouvait exposé : validation, ordonnancement, paiement, relation fournisseurs et architectes externes.
Rupture de service
Serveurs Windows obsolètes, plus de mises à jour possibles.
Blocage des validations
Circuit factures à l'arrêt à la moindre indisponibilité.
Pénalités fournisseurs
Retards de paiement et dégradation de la relation fournisseurs.
Couverture limitée
PC, Mac, externes : périmètre impossible à adresser avec PERCÉ.
Quatre piliers pour refonder la gestion documentaire
FlowerDocs prend la place de PERCÉ sans rupture pour les utilisateurs. Le critère décisif a été l'iso-fonctionnalité : reprendre l'intégralité des usages métier, tout en ouvrant la voie à de nouvelles capacités sur l'ensemble de la chaîne facture, des fournisseurs aux services comptables en passant par les architectes et les services techniques.
FlowerDocs centralise l'ensemble des pièces et actes de la chaîne facture, commandes, bons de livraison, factures fournisseurs, rapprochements comptables, au sein d'un référentiel transverse. Fournisseurs, architectes, services techniques et services comptables travaillent désormais sur la même source documentaire, dans un cadre cohérent.
Le workflow FlowerDocs orchestre la validation des factures liées aux chantiers et aux opérations de réhabilitation : ingestion, contrôle, approbation par les services techniques, ordonnancement comptable. Chaque étape est tracée, chaque délai est piloté, chaque échéance est anticipée par les tableaux de bord.
"FlowerDocs nous permet aujourd'hui d'anticiper et d'éviter les pénalités liées aux retards de paiement."
Simon ICKONGA, Responsable applicatif / Chef de projet IT, Paris HabitatFlowerDocs s'intègre par API aux applications immobilières et financières de Paris Habitat, et expose des points d'intégration normalisés vers les outils internes et les portails externes. La solution s'adapte aux environnements techniques hétérogènes : postes PC, postes Mac, utilisateurs externes, sans friction d'usage.
FlowerDocs sécurise l'accès des utilisateurs internes et externes (fournisseurs, architectes, prestataires) avec un cloisonnement fort des données. Les délégations de signature sont synchronisées automatiquement chaque jour et déclenchables à la demande par les métiers : aucune absence imprévue ne bloque plus la chaîne de validation.
"La gestion des délégations en temps réel garantit la continuité de service."
Simon ICKONGA, Responsable applicatif / Chef de projet IT, Paris Habitat
Une innovation directement issue des usages métier
La gestion des délégations de signature en temps réel n'était pas un standard du marché. C'est l'expression directe d'un besoin exprimé par les équipes de Paris Habitat, mise en œuvre avec la réactivité conjointe d'Uxopian Software et de l'intégrateur historique Arondor.
Synchronisation automatique quotidienne, déclenchement à la demande par les métiers, continuité totale en cas d'absence imprévue : la solution évolue au rythme des usages, pas l'inverse. C'est le reflet d'un partenariat dans lequel l'éditeur reste très proche du terrain.
Du legacy au socle moderne : ce qui change concrètement
La bascule de PERCÉ vers FlowerDocs ne s'est pas faite au prix d'une rupture pour les métiers. L'iso-fonctionnalité a été préservée, et de nouvelles capacités ont été ouvertes sur les axes critiques : continuité, sécurité, ouverture aux SI et autonomie des métiers.
Plateforme moderne, support continu, compatible avec les versions récentes du système d'exploitation.
Hébergement Windows obsolète, plus de mises à jour possibles, évolution bloquée.
Délégations synchronisées en temps réel, accès 24/7, pas d'interruption en cas d'absence.
Risque de rupture du circuit de validation à la moindre absence d'un valideur.
Internes et externes pris en charge nativement (PC, Mac, fournisseurs, architectes).
Environnements limités, friction d'usage côté Mac et utilisateurs externes.
Reprise complète des usages PERCÉ sans rupture pour les métiers, plus capacités nouvelles.
Fonctionnalités historiques figées, impossibles à faire évoluer.
Tableaux de bord, anticipation des échéances, réduction des pénalités.
Visibilité limitée sur les délais, retards de paiement subis plutôt qu'anticipés.
API-first, interopérable, intégration normalisée aux SI immobilier et comptable.
Solution fermée, intégrations coûteuses et fragiles.
Les bénéfices observés par les équipes de Paris Habitat
Au-delà de la sécurisation technique du socle, FlowerDocs a apporté des bénéfices opérationnels mesurables et qualitatifs sur l'ensemble de la chaîne facture, et plus largement sur l'autonomie des équipes métier.
Un partenariat durable et pragmatique
Au-delà de la solution, Paris Habitat souligne la réactivité des équipes Uxopian Software, leur capacité d'adaptation, et une approche orientée continuité de service. FlowerDocs constitue aujourd'hui un socle robuste, évolutif et sécurisé, au cœur des processus financiers critiques.
Le mot de la fin appartient au chef de projet. Ce qui démarrait comme un projet de modernisation technique s'est transformé en partenariat opérationnel orienté terrain, dans lequel la solution évolue au rythme des usages métier.
"Uxopian Software a su faire évoluer la solution en restant très proche des usages métiers."
Simon ICKONGA, Responsable applicatif / Chef de projet IT, Paris HabitatPrêt pour la production en seulement 6 heures
Nous ne vendons pas des projets de 18 mois. Notre méthodologie est rodée et industrialisée : de la prise en main au socle opérationnel, vos équipes métier sont autonomes en moins d'une journée.