Solutions/Migration ECM
Migration ECM : modernisez votre socle documentaire sans perte de données, sans rupture et sans migration Big Bang
Votre ECM vieillit. Les coûts de maintenance augmentent. Les compétences internes disparaissent. Les versions ne sont plus supportées. Les performances se dégradent. Les risques cyber et conformité s’accumulent.
Le vrai risque n’est pas de migrer. C’est de rester bloqué dans un ECM que plus personne ne maîtrise.
Pendant ce temps les coûts de licence montent, les environnements vieillissent, les experts partent, et la migration semble chaque année plus risquée.
Ce à quoi ça engage
- Des millions de documents critiques Des workflows métier anciens, des règles de classement implicites, des habilitations héritées que plus personne ne sait relire.
- Des métadonnées incohérentes Chaque outil a apporté sa logique, ses droits et ses champs. L’ensemble ne se raconte plus.
- Des audits de plus en plus durs Prouver ce qui a été conservé, éliminé ou protégé demande un travail manuel à chaque demande.
- Une décision qui n’arrive jamais Conserver coûte cher et augmente le risque. Migrer sans méthode fragilise la production. Uxopian Software sort cette décision du dilemme.
Reprenez la main, périmètre par périmètre
Avec Fast2, la migration se découpe. Un périmètre, un lot, une source, un type de contenu ou une entité métier : vous choisissez par où commencer et vous gardez le contrôle du rythme.
Chaque document suit un workflow de traitement inspectable, rejouable et auditable. La migration n’est plus un saut dans le vide, elle devient une trajectoire.
Par périmètre
Par lot
Par source
Par entité métier
Ce que ça change, concrètement
Ce qui se passe aujourd’hui
Aujourd’hui, une migration se décide en comité, se prépare pendant des mois et se joue en une nuit. Si un lot tombe, on relance tout et on reprend les erreurs à la main.
Ce qui change
Avec un moteur de migration configurable, la reprise se rejoue lot par lot. Un incident arrête un lot, pas le projet. L’ancien socle reste ouvert en lecture le temps du contrôle.
Commencez petit. Prouvez la fiabilité. Accélérez quand le contrôle est établi.
Une migration réussie ne déplace pas des fichiers. Elle conserve le sens.
Dans un ECM, un document ne vit jamais seul. Ce qui l’entoure vaut autant que lui, et c’est ce qui se perd en premier.
Type de document, propriétaire, dossier de rattachement, confidentialité, date de création, cycle de vie, règles de conservation. Fast2 les transforme à la volée : remapping de champs, normalisation, enrichissement, correction d’incohérences.
Les habilitations héritées sont reprises selon les contraintes du projet et les capacités des systèmes source et cible. Un document qui arrive sans ses droits est un document qu’il faut reclasser à la main.
Les versions multiples, les statuts et les historiques suivent le document. C’est ce qui rend la preuve opposable après la bascule.
Liens métier, commentaires, règles d’accès et workflows anciens sont pris en compte, pour que le document reste compréhensible dans son nouvel environnement.
Les durées de rétention et les règles d’élimination sont portées dans la cible. Elles ne restent pas derrière, dans un système que vous vouliez éteindre.
Chaque geste est horodaté. La cible ne doit pas devenir un simple entrepôt de fichiers, mais un socle documentaire gouvernable.
Un moteur de migration conçu pour les environnements documentaires complexes
Orchestrer
Extraction, transformation, contrôle, conversion, enrichissement, réconciliation et injection dans la cible, tenus par un même moteur.
Ajuster la capacité
Ajoutez des workers pour monter le débit. Limitez la charge sur une source sensible. Isolez un traitement sans relancer les lots voisins.
Reprendre sur checkpoint
Chaque étape est suivie. Après une interruption, le système repart où il s’est arrêté, sans réinjecter ce qui est déjà passé.
Réconcilier
Chaque document est tracé de la source à la cible, avec ses erreurs et ses reprises. Le rapport se lit devant un auditeur.
Ce que ça change
Les migrations à grande échelle demandent plus qu’un script d’export et d’import. Fast2 repose sur une architecture broker et worker : le broker orchestre, maintient l’état global et distribue les tâches, les workers exécutent en parallèle.
- Contrôler avant d’injecter Comptages, contrôles d’intégrité et exceptions se traitent avant la bascule, pas après.
- Rejouer à blanc Un lot se rejoue sans écrire dans la cible. Vous validez les règles sur des vrais documents.
- Piloter par les lots L’avancement, les exceptions et les reprises se lisent lot par lot, pas en pourcentage global.
Migrez depuis vos systèmes historiques
Ce qui change pour vos équipes
Pour la DSI
Une migration industrialisée, observable et réversible par périmètre. Vous gardez la maîtrise de l’architecture, du débit et des sources.
Pour la conformité
Une traçabilité unitaire, des rapports de réconciliation et des éléments de preuve sur chaque transfert réalisé.
Pour les métiers
Des contenus plus accessibles et mieux contextualisés dans la cible, sans changement brutal de processus.
- Pour la direction générale Un risque latent qui devient une trajectoire de maîtrise, et une dépendance en moins aux systèmes vieillissants.
- Une capacité, pas un projet La migration devient réutilisable sur plusieurs entités, systèmes ou programmes.
- Une zone grise en moins Le transfert devient un processus documenté, vérifiable et auditable.
Une migration n’est pas qu’un sujet technique. Chaque équipe y gagne quelque chose de différent, et c’est ce qui fait accepter le projet.
Une migration progressive plutôt qu’un projet Big Bang
Choisir un périmètre restreint
Une entité, un type de document, un référentiel, une archive ou une application métier. Le plus simple d’abord.
Valider les règles
Mappings, transformations, droits, performances, exceptions et rapports de contrôle se vérifient sur ce périmètre.
Monter en charge
Une fois la fiabilité confirmée, le projet accélère. Les règles validées se rejouent sur les lots suivants.
Garder la main
Vos équipes pilotent les lots et ajustent les workflows. Le projet ne dépend plus entièrement d’un intégrateur.
Le plan de reprise, étape par étape
Quatre étapes, assemblées sans écrire de code. Chaque étape se règle, se teste et se rejoue seule.
- Extraction La source est lue en lecture seule. Rien ne bouge pendant la lecture.
- Transformation Remapping des champs et normalisation des valeurs, sur des règles écrites une fois.
- Contrôle L’empreinte de chaque document est vérifiée avant l’injection.
Le plan se relit avant de lancer. C’est ce qui évite de découvrir une règle fausse après trois cent mille documents.
- Injection Le document arrive dans la cible avec ses métadonnées, ses versions et ses droits.
- Garanties de bascule Coexistence des deux systèmes, bascule par lot, retour arrière, lecture seule sur la source.
- Débit mesuré Le débit se lit en documents par seconde, pas en promesse.
Ce que Fast2 sait lire, transformer et écrire
La bascule par lots, en conditions réelles
- Lot pilote Douze mille documents, rejoués à blanc, contrôlés, puis basculés en une nuit.
- Contrats Trois cent dix-huit mille documents, comptages vérifiés des deux côtés.
- Sinistres Cinq cent cinq mille documents, avec leurs exceptions traitées en file.
- Archives et messagerie Planifié. L’ancien socle reste ouvert en lecture le temps du contrôle.
- Arrêt de l’ancien socle Le jour où le dernier lot est vérifié, pas avant.
- Exceptions Une information obligatoire qui manque part en exception, jamais en silence.
Six lots, du plus froid au plus chaud. Le service reste en ligne pendant toute l’opération, et personne n’attend la fin de la migration pour travailler.
Fin du support étendu de SharePoint Server en 2026
Aujourd’hui, la contrainte
Le déclencheur est rarement confortable : fin de support, hausse de coûts, obsolescence technique, fusion d’entités ou rationalisation d’applications.
Le 14 juillet 2026
La fin du support étendu. Les organisations concernées doivent décider comment préserver leurs contenus, leurs workflows et leur continuité d’accès.
Après l’échéance
Quitter un ECM historique ne doit pas seulement réduire un risque technique. C’est l’occasion de reconstruire un patrimoine plus clair et mieux gouverné.
Microsoft indique que SharePoint Server 2016 et SharePoint Server 2019 atteignent leur fin de support étendu le 14 juillet 2026. Cette échéance impose une décision, et il vaut mieux la prendre tôt.
La réconciliation, document par document
À la fin d’une migration, il ne suffit pas de dire que les documents ont été transférés. Il faut pouvoir le prouver.
Fast2 trace chaque document de la source à la cible : extraction, transformation, conversion, contrôles, erreurs, reprises, injection et validation.
Le rapport de réconciliation se lit en cas d’audit, de litige ou de contrôle interne. Pas un tableur approximatif, une piste d’audit précise.
Ce qui protège la donnée, reprise après reprise
Les versions suivent
Si un document porte des versions et des annotations, elles arrivent avec lui, dans le même ordre.
Rien ne part en silence
Si une information obligatoire manque à l’arrivée, le document part en exception et reste visible.
Le comptage fait foi
Si le comptage de sortie ne tombe pas juste, la vague se rejoue. Pas toute la migration, juste la vague.
La source reste lisible
L’ancien socle reste ouvert en lecture pendant le contrôle. Personne ne perd l’accès à un document en cours de route.
Des résultats pensés pour la production, pas pour les démonstrations
documents déjà repris et vérifiés
pour les utilisateurs
du plus froid au plus chaud
Fast2 a été conçu pour des patrimoines réels : volumineux, hétérogènes, anciens, sensibles et fortement intégrés aux processus métier.
Ce qui tient derrière
- Plusieurs sources Un même moteur lit des environnements qui n’ont ni la même structure ni les mêmes modèles documentaires.
- Plusieurs cibles FlowerDocs, Alfresco, Nuxeo, S3 ou un cloud storage privé, selon ce que vous préparez.
- Des volumes réels Le débit se tient dans la durée, pas sur un échantillon de démonstration.
- Aucune perte Les comptages se vérifient des deux côtés, document par document.
Faire travailler l’IA sur le patrimoine documentaire existant
L’IA documentaire n’est utile que si les contenus sont accessibles, qualifiés, contextualisés et gouvernés. Une migration est le bon moment pour préparer ce terrain.
- Des règles explicites Ce que l’IA a le droit de proposer est écrit, pas deviné.
- Des niveaux de confiance Chaque proposition porte son score. Ce qui est incertain se voit.
- Une validation humaine Une personne tranche avant toute diffusion, quand le sujet le demande.
- Une auditabilité Les décisions se relisent, avec leur contexte et leur horodatage.
- Un contrôle sur les données Vous savez quels contenus sont analysés, et par quel modèle.
- Un cadre, pas une couche Uxopian AI travaille sur un patrimoine structuré. L’objectif n’est pas d’ajouter une couche au-dessus d’un socle mal rangé.
Déployez l’IA sur votre existant, pas à la place de votre existant.
Une migration que vos équipes savent piloter
Sur le terrain
La plupart des migrations documentaires enferment les organisations dans un projet ponctuel, coûteux et fortement dépendant du conseil. Uxopian Software prend le problème autrement. Vos équipes apprennent à piloter les lots, à ajuster les workflows et à relancer une reprise. Cette autonomie change la nature du projet.
- Piloter les lots Lancer, suspendre, reprendre. L’avancement se lit sans ouvrir un ticket.
- Ajuster les workflows Une règle se corrige et se rejoue sur le lot concerné.
- Rejouer une reprise Un incident se traite sur place, sans remonter tout le projet.
- Réutiliser les règles Ce qui est validé sur une entité sert à la suivante.
- Quitter un ECM obsolète Sans perdre ce que le socle portait.
- Rationaliser des référentiels Plusieurs sources, une cible, des règles communes.
Préparer une plateforme
Alimenter un socle IA
Nettoyer des archives
Garder la preuve
Comment on démarre, en six étapes
Six étapes, dans l’ordre. Aucune ne demande d’arrêter la production.
Cadrer le périmètre
On choisit ensemble le lot le plus simple à prouver, pas le plus impressionnant.
Lire le socle existant
Les sources sont lues en lecture seule. Rien ne bouge à cette étape.
Écrire les règles
Mappings, transformations et contrôles se posent une fois, puis se rejouent.
Rejouer à blanc
Le lot passe sans écrire dans la cible. Les écarts se voient avant la bascule.
Basculer le lot
Les comptages tombent juste, les exceptions sont traitées, la bascule se déclenche.
Vérifier et accélérer
Le rapport de réconciliation fait foi, et le lot suivant démarre.
La cartographie de vos migrations, d’un seul regard
Chaque campagne porte sa cartographie, son avancement et ses exceptions. Vous savez où vous en êtes sans réunion de suivi.
- Les campagnes En cours, arrêtées ou terminées, avec leur date de démarrage.
- Les cartographies FileNet P8 vers Alfresco, Domino vers SharePoint Online, Content Manager OnDemand vers S3.
- L’avancement Le nombre de documents repris sur le total attendu, en continu.
Ne financez plus l’immobilisme documentaire. Reprenez le contrôle de vos migrations ECM.
- Les exceptions Comptées, listées et traitables, jamais noyées dans un journal.
- Les versions de règles Chaque cartographie porte sa version. Une règle changée se retrouve.
- La reprise Une campagne arrêtée se reprend là où elle s’est arrêtée.