Chaos des versions entre Sites, Teams et OneDrive. Des politiques de rétention qui exigent des modules tiers pour être vraiment efficaces.
Si vous tentez d'imposer à SharePoint le rôle de système d'archivage, de garant de la conformité ou de référentiel documentaire à long terme, vous en connaissez déjà le prix. Cliquez sur une carte pour découvrir la réalité du terrain.
SharePoint ne possède aucune gestion native de la rétention adaptée aux besoins des records managers. Aucun workflow d'élimination prêt à l'emploi. Pas de véritable archivage sans modules coûteux ou développements spécifiques.
Vous pouvez configurer des labels de rétention dans Microsoft 365, mais l'expérience est totalement déconnectée de la manière dont votre entreprise classifie réellement ses documents. La plupart des organisations se retrouvent avec des politiques qui n'existent que sur papier.
warningRisque de conformitéLe même document réside dans un site SharePoint, un canal Teams, le OneDrive d'un collaborateur et une pièce jointe d'email. Le versioning de SharePoint suit les modifications dans une bibliothèque unique, mais ne peut rien contre la prolifération des copies dans l'écosystème Microsoft 365.
Quand un auditeur demande "où est la version finale de ce contrat", la réponse honnête est souvent "tout dépend à qui vous demandez".
sync_problemRisque de doublonsLe support étendu pour SharePoint Server 2016 et 2019 prend fin en juillet 2026. Après cela, plus de correctifs de sécurité. La voie évidente est SharePoint Online, mais elle apporte son lot de quotas de stockage, de bridage API et de limites de personnalisation.
Pour les organisations ayant des exigences strictes en matière de souveraineté des données, le cloud Microsoft n'est pas toujours une option. Attendre n'est pas une stratégie sûre.
timer_offÉchéance critiqueLe RGPD impose de classifier les données personnelles, d'appliquer des règles de rétention et de produire des pistes d'audit sur demande. Les réglementations sectorielles (banque, assurance, secteur public) vont encore plus loin. SharePoint ne propose rien de tout cela nativement.
On peut y greffer Microsoft Purview, mais c'est une autre licence, un autre système et une couche de complexité supplémentaire. La plupart des organisations ne découvrent les failles qu'au moment d'un audit.
policyRisque réglementaireVos équipes collaborent quotidiennement dans SharePoint. Le problème n'est pas l'outil, mais son utilisation comme socle documentaire pour des contenus exigeant une gouvernance stricte.
Le contenu nécessitant des politiques de rétention, une classification stricte, des pistes d'audit et des contrôles de conformité bascule dans Uxopian. La collaboration quotidienne reste dans SharePoint.
Vos équipes co-éditent des documents dans Teams et partagent des fichiers dans OneDrive tous les jours. C'est parfait ainsi, et vouloir tout remplacer créerait plus de chaos qu'autre chose.
Les utilisateurs n'ont pas besoin de savoir où le document est physiquement stocké. Uxopian peut fédérer le contenu des bibliothèques SharePoint, en appliquant des règles de classification et de gouvernance à des documents qui résident toujours dans SharePoint.
Certaines organisations commencent par fédérer le contenu SharePoint pour y ajouter de la gouvernance. D'autres migrent leurs contenus les plus réglementés vers Uxopian tout en conservant SharePoint pour la collaboration agile. Vous n'êtes pas enfermé dans un choix binaire.
Il ne s'agit pas de critiquer SharePoint, mais de comprendre sa vocation réelle et de voir où un ECM dédié comble les lacunes. Cliquez sur un critère pour comparer.
La fin de support de SharePoint 2016 et 2019 n'est plus une préoccupation lointaine. La fenêtre de décision est ouverte maintenant.
Fast2, le moteur de migration d'Uxopian, se connecte à SharePoint Server pour transférer documents, métadonnées, droits et historiques de versions vers votre nouvelle plateforme.
Beaucoup d'entreprises jonglent entre SharePoint, des répertoires partagés et d'anciennes instances Documentum. Fast2 unifie tout cela dans un ECM unique.
| Site | URL | Docs | Droits | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Finance | /sites/finance | 42 300 | Mappés | Migré |
| Ressources Humaines | /sites/rh | 18 700 | Mappés | Migré |
| Juridique | /sites/legal | 31 200 | Mappés | Migration |
| Ingénierie | /sites/eng | 67 400 | Calcul | En attente |
| Marketing | /sites/marketing | 12 100 | En suspens | En attente |
| Direction | /sites/board | 3 400 | En suspens | En attente |
Chacun de ces éléments répond à une lacune spécifique de SharePoint. Vous n'avez peut-être pas besoin de tout, mais la plupart des entreprises en rencontrent au moins deux.