Vous avez une politique d'archivage. Vous avez des obligations RGPD. Vous avez des coûts de stockage qui explosent chaque trimestre. Ce qu'il vous manque, c'est un moyen de classifier vos documents à l'échelle, d'appliquer vos politiques automatiquement et de prouver votre conformité au régulateur. La solution Uxopian unifie classification, rétention, caviardage et élimination au sein d'un système auditable unique.
Ces situations ne sont pas des cas isolés. Elles rythment le quotidien des organisations gérant des volumes massifs de documents avec des processus manuels.
Un client demande l'accès à toutes ses données personnelles. Vos équipes commencent les recherches. Les données dorment dans des archives mail, des contrats scannés, des dossiers RH et trois GED différentes. Un collaborateur ouvre les fichiers un par un, traquant les noms, adresses et identifiants. Le chronomètre RGPD affiche 30 jours. Cela semblait raisonnable... jusqu'à ce qu'il faille fouiller 47 formats de documents sur 5 plateformes distinctes.
La politique existe. Elle stipule que les contrats sont conservés 10 ans, les dossiers RH 5 ans et les courriers 3 ans. Mais en pratique ? Personne ne l'applique. Sans classification automatisée, impossible de filtrer par type de document. Aucun workflow d'élimination n'est en place. Votre politique n'est qu'un document sur d'autres documents, déconnecté de la réalité. L'auditeur ne s'y trompe pas.
Chaque document qui entre dans le système y reste pour toujours. Les contrats expirés côtoient les actifs. Les brouillons de 2015 occupent le même espace que les politiques actuelles. Personne n'ose supprimer, car personne ne sait ce qui peut l'être sans risque. La facture IT grimpe chaque trimestre. La Finance s'alarme. Mais sans connaître le contenu et la date d'échéance de chaque document, l'impasse est totale.
Une mise à jour de Solvency II modifie les exigences de reporting. L'EU AI Act introduit de nouvelles obligations pour les documents traités par IA. Votre équipe Conformité doit identifier les documents impactés. Problème : il n'y a pas de classification. Aucun tag par type, sensibilité ou domaine réglementaire. La seule solution est une revue manuelle, mais vous avez des millions de fichiers.
Deux pressions réglementaires convergent. Chacune justifie à elle seule d'agir. Ensemble, elles dictent votre calendrier.
Si vous utilisez l'IA pour classifier des documents ou détecter des données personnelles, l'EU AI Act considère cela comme du "haut risque". Vous devez garantir une supervision humaine, une logique de détection transparente et des pistes d'audit pour chaque décision assistée par IA. Les amendes peuvent atteindre 35 M€ ou 7% du chiffre d'affaires mondial. Si votre stratégie de gouvernance inclut l'IA, vous devez être prêt pour août 2026.
Les régulateurs ne se contentent plus de sanctionner les fuites de données. Ils scrutent désormais vos pratiques de rétention : combien de temps gardez-vous les données, pouvez-vous prouver leur élimination programmée ? Le coût moyen d'une violation de données est de 4,88 M$ (IBM 2024). Les sanctions ciblent désormais les organisations qui accumulent des données sans jamais les supprimer, malgré leurs propres politiques affichées.
EU AI Act, Article 14 - Échéance : Août 2026. Tout workflow de classification ou de détection PII assisté par IA qui n'inclut pas de supervision humaine, d'explicabilité et d'audit complet sera non conforme. Les organisations qui anticipent aujourd'hui seront prêtes. Les autres s'exposent à des mois de remédiation sous pression réglementaire.
Déploiement sur site (on-premise), cloud privé ou SaaS. Logiciel d'origine européenne. Vos données restent sur votre infrastructure.
| Critères clés | Gouvernance Uxopian | Gouvernance manuelle | Plateformes de Data Discovery | Outils de Records Management |
|---|---|---|---|---|
| Classification par type, sensibilité et rétention | Automatisée. Classification IA sur tout format et tout référentiel. | Indexation manuelle. Inconstante. Des années pour couvrir le patrimoine. | Découverte et classification. Pas d'application de rétention ni d'élimination. | Schémas existants mais dépendent de la saisie utilisateur à la création. |
| Application de la rétention et élimination | Politiques appliquées automatiquement. Workflows d'élimination programmés. Respect des gels juridiques. | Politiques sur papier. Aucune application réelle. Rien n'est supprimé. | Pas de gestion de la rétention. | Règles définies mais rarement connectées aux flux documentaires réels. |
| Détection et caviardage PII de masse | Détection, caviardage serveur, validation humaine et audit dans un flux unique. | Un fichier à la fois. Masques visuels inefficaces. Texte toujours extractible. | Découverte uniquement. Pas de caviardage. | Pas de détection ni de caviardage PII. |
| Capacité de traitement (volumes massifs et hérités) | Traitement parallélisé. 80 docs/sec en continu. 47+ formats incluant Lotus, WordPerfect. | Inenvisageable au-delà de faibles volumes. | Découverte à l'échelle péta-octets, mais pas de transformation ou d'élimination. | Pas conçu pour la classification rétroactive de fonds existants. |
| Souveraineté des données | On-prem, cloud privé ou SaaS. Logiciel d'origine européenne. | N/A | SaaS US en priorité. Options souveraines limitées. | Variable selon l'éditeur. |
| Conformité EU AI Act (gouvernance assistée par IA) | Supervision humaine, audit, flexibilité des modèles. Articles 9, 13, 14 couverts dès aujourd'hui. | Pas d'IA, mais aucune scalabilité possible. | Pas de positionnement sur l'EU AI Act. | Pas de gouvernance de l'IA. |